Tietosuojaseloste, käyttöehdot ja laskutus

Rekisterinpitäjä

VarikkoPro Oy, Y-tunnus 3596886-3.

Kerättävät tiedot

Keräämme rajattuja yrityskontakti- ja verkkosivutietoja:

• Nimi
• Yrityksen nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Verkkosivujen käyttö- ja seurantatiedot (evästeet), kuten:
• Kävijämäärät
• Liikenteen lähde
• Maa tai alue
• Vieraillut sivut ja yleinen käyttödata

Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä.

Tietojen lähde

• Markkinointisähköposteissa käytettävät yhteystiedot on kerätty käsin julkisilta yritysten verkkosivuilta ja virallisista yritysrekistereistä
• Lomaketiedot saadaan suoraan käyttäjältä
• Seurantatiedot kerätään automaattisesti evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla

Käsittelyn tarkoitus

Tietoja käytetään ainoastaan VarikkoProon liittyvään markkinointiin ja viestintään, yhteydenottoihin vastaamiseen sekä verkkosivujen käytön analysointiin ja kehittämiseen.

Käsittelyn oikeusperuste

Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (B2B-markkinointi ja verkkosivuanalytiikka) sekä suostumukseen (lomakkeet ja evästeet, tarvittaessa).

Evästeet ja analytiikka

Verkkosivut käyttävät evästeitä ja analytiikkatyökaluja kävijämäärien, liikenteen lähteiden ja maantieteellisen jakautumisen seuraamiseen. Tietoja käsitellään pääosin koottuna, eikä niitä käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

Säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista markkinointi- ja analytiikkatarkoituksiin tai kunnes rekisteröity pyytää tietojen poistamista.

Tietojen luovutus

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta GDPR-yhteensopivia palveluntarjoajia (web-hosting, analytiikka, sähköpostien lähetys).

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää oikaisua tai poistamista, vastustaa markkinointia milloin tahansa ja peruuttaa antamasi suostumus. Jokaisessa markkinointisähköpostissa on peruutusmahdollisuus.

Yhteystiedot

Sähköposti: eero@varikkopro.fi. Yritys: VarikkoPro Oy.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

VarikkoPro-sovelluksen rekisterinpitäjä on VarikkoPro Oy, Y-tunnus 3596886-3. Yhteystiedot: eero@varikkopro.fi, puh. 045 333 7885.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään omien henkilötietojensa käsittelystä (rekisteröidyn oikeudet alla).

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sovelluksen rekisterin tarkoituksena on tukea VarikkoPro-sovelluksen toimintoja: käyttäjän työtehtävien, työaikojen, huoltojen, vikailmoitusten, tankkausten, vahinkoraporttien, kone- ja kohdetietojen sekä muun toiminnassa tarvittavan tiedon kirjaaminen, hallinta ja raportointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti sovelluksen käyttöön (työnantajan ja VarikkoPro Oy:n välinen palvelusopimus), rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (palvelun ylläpito ja kehittäminen) sekä lakiin (esimerkiksi työlainsäädäntö ja kirjanpito). Osa toiminnallisuudesta voi perustua erilliseen suostumukseen (esim. jatkuva sijainnin seuranta). Kaikki käsittely tapahtuu lainmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Tallennettavat tiedot

Rekisteriin kerätään vain VarikkoPro-sovelluksen käytön kannalta välttämättömiä tietoja. Näitä ovat muun muassa:

• käyttäjän nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin)
• käyttäjän työpaikka ja ammattipätevyydet
• työnantajan tiedot
• työaikamerkinnät ja kirjautumisajat
• tehtävien, raporttien ja keikkojen tiedot
• työmaiden ja sijaintien osoitteet
• laite- ja konekohtaiset tiedot (koneen numero, tyyppi)
• vikailmoitukset, huoltohistoria
• tankkaus- ja vahinkotiedot
• kuvat ja liitteet (esim. huoltokuvat, kuitit)

Lisäksi voidaan käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoite ja laitetyyppi, sekä järjestelmän automaattisia lokitietoja. Tiedot kerätään käyttäjän syöttäminä tai työtehtävien yhteydessä ja rajataan työtehtävien hoitamiseen.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille muuhun kuin palvelun toiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin. Käytössä olevia alihankkijoita voivat olla muun muassa hosting-, sähköposti-, kartta- ja push-palvelut. VarikkoPro Oy käyttää vain sellaisia käsittelijöitä, jotka tarjoavat riittävät tietoturvatoimet.

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain asianmukaisin suojatoimin.

Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Tietojen turvallisuus

Tietoliikenne on suojattu salauksella (SSL/TLS). Käyttöoikeudet on rajattu, ja henkilötietoja käsitellään suojatuissa palvelin- ja pilviympäristöissä. VarikkoPro Oy:n palveluun pääsevät vain henkilöt, joilla on siihen asiallinen työtehtäväperuste. Käyttäjä vastaa omien tunnustensa turvallisesta säilyttämisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia oikaisua, pyytää poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään rekisterinpitäjälle. Pyyntöihin vastataan kohtuullisessa ajassa.

Voit pyytää oman käyttäjätilisi ja henkilötietojesi poistamista tai yrityksen tietojen poistamista erillisellä poistopyyntösivulla: /poista-tili

Muutokset selosteeseen

VarikkoPro Oy pidättää oikeuden päivittää tätä selostetta. Olennaisista muutoksista tiedotetaan sovelluksessa tai sähköpostitse.

Sopimuksen osapuolet ja soveltamisala

Nämä käyttöehdot muodostavat sopimuksen VarikkoPro-sovelluksen käyttäjän ja palveluntarjoajan VarikkoPro Oy:n välillä. Ehdot koskevat VarikkoPro-palvelua ja sen käyttöä työtehtävien hallintaan. Palvelun käyttö edellyttää käyttöehtojen ja tietosuojaselosteen hyväksymistä.

Käyttöoikeus

Käyttäjälle myönnetään ei-yksinomainen, ei-siirrettävä oikeus käyttää VarikkoPro-sovellusta työnantajansa tai asiakkaansa työtehtävien hoitamiseen. Käyttäjä sitoutuu käyttämään sovellusta vain siihen tarkoitukseen, johon se on tarkoitettu, ja syöttämään sovellukseen vain oikeita ja sallittuja tietoja.

Tilaus ja laskutus

Ilmainen kokeilujakso alkaa heti rekisteröitymisestä ja kestää 1 kuukauden. Ensimmäinen lasku lähetetään 14 vuorokautta ennen kokeilujakson päättymistä. Palvelu jatkuu toistaiseksi voimassa olevana vain, jos ensimmäinen lasku maksetaan. Jos ensimmäistä laskua ei makseta, palvelu päättyy kokeilujakson lopussa.

Jatkossa uusi lasku muodostetaan aina 14 vuorokautta ennen nykyisen laskutuskauden päättymistä. Tilauksen voi perua milloin tahansa ennen seuraavan laskun muodostumista. Jos lasku on jo muodostunut tai lähetetty, se tulee maksaa.

Palvelun käyttöönotto ja rekisteröinti eivät edellytä maksukorttia. Laskutus tapahtuu VarikkoPro Oy:n lähettämällä laskulla.

Ajantasaiset hinnat esitetään sivustolla tai tarjouksessa. Lisäpalvelut, kuten VarikkoPro Seuranta ja VarikkoPro Älyhuolto, hinnoitellaan erikseen konekohtaisesti.

Käyttäjän vastuut

Käyttäjä vastaa tunnustensa käytöstä ja syöttämiensä tietojen oikeellisuudesta. Tunnuksia ei saa luovuttaa kolmansille. Työaika-, huolto-, vika- ja vahinkotiedot tulee kirjata totuudenmukaisesti sovitun käytännön mukaisesti. Käyttäjä huolehtii myös siitä, että sovelluksen käyttö tapahtuu asianmukaisessa tietoliikenneyhteydessä.

Paikkatiedot ja laitteen ominaisuudet

Sovellus voi käyttää GPS-paikkatietoa työtehtävien yhteydessä. Kameraa tai mikrofonia ei käytetä ilman käyttäjän erillistä toimintaa tai suostumusta.

VarikkoPro Oy:n vastuut

VarikkoPro Oy pyrkii pitämään palvelun käytettävissä ja huolehtii sovelluksen ylläpidosta, tietoturvasta ja varmuuskopioinnista. VarikkoPro Oy ei vastaa häiriöistä, jotka johtuvat kolmansien palveluista, verkkoyhteyksistä tai käyttäjän laitteista.

Käyttäjätietojen lisääminen ja vastuut

Asiakasyrityksen pääkäyttäjä tai ylläpitäjä vastaa siitä, että VarikkoPro-sovellukseen lisättävien käyttäjien henkilötietojen (kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) lisäämiseen on lainmukainen peruste ja tarvittavat oikeudet. Ylläpitäjä varmistaa, että käyttäjät on asianmukaisesti informoitu henkilötietojensa käsittelystä ja että tiedot lisätään ainoastaan työtehtävien hoitamiseen liittyvään tarkoitukseen.

VarikkoPro Oy käsittelee käyttäjätietoja ainoastaan asiakasyrityksen antamien ohjeiden mukaisesti eikä vastaa siitä, että asiakasyrityksellä on oikeus lisätä tai käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Tietoturva ja tuki

VarikkoPro Oy käsittelee tukipyynnöt sovitun käytännön mukaisesti ja ilmoittaa tietoturvaloukkauksista lain edellyttämällä tavalla.

Vastuunrajoitus

Palvelu tarjotaan sellaisena kuin se on. VarikkoPro Oy ei vastaa välillisistä vahingoista eikä takaa virheettömyyttä, mutta korjaa havaitut virheet kohtuullisessa ajassa.

Immateriaalioikeudet

VarikkoPro-sovellus, sen ohjelmisto ja sisältö ovat VarikkoPro Oy:n tai sen yhteistyökumppaneiden omaisuutta. Sovelluksen kopiointi, muokkaaminen tai jakaminen ilman lupaa on kielletty.

1. Sopijapuolet

Rekisterinpitäjä: asiakasyritys, joka käyttää VarikkoPro-sovellusta omassa toiminnassaan.

Henkilötietojen käsittelijä: VarikkoPro Oy, Y-tunnus 3596886-3. Yhteystiedot: eero@varikkopro.fi, puh. 045 333 7885.

Tämä sopimus on osa VarikkoPro-palvelun käyttöehtoja ja koskee henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan mukaisesti.

2. Käsittelyn kohde ja kesto

VarikkoPro Oy käsittelee henkilötietoja VarikkoPro-palvelun tarjoamiseksi niin kauan kuin palvelusopimus on voimassa sekä kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen teknisten ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

3. Käsittelyn luonne ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään VarikkoPro-sovelluksen teknistä toteuttamista, ylläpitoa, kehittämistä, tukipalveluja, raportointia ja tietoturvaa varten.

4. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröidyt

Käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa:

• käyttäjän nimi, sähköposti ja puhelinnumero
• käyttäjätunnukset ja kirjautumistiedot
• työaika- ja vuorotiedot
• työtehtäviin, keikkoihin ja raportteihin liittyvät tiedot
• sijaintitiedot työtehtävien yhteydessä
• kuvat ja liitteet (esim. huolto- ja vahinkokuvat)
• tekniset tiedot (IP-osoite, laitetyyppi, lokit)

Rekisteröidyt: asiakasyrityksen työntekijät ja käyttäjät sekä asiakasyrityksen nimeämät vastuuhenkilöt.

5. Rekisterinpitäjän velvollisuudet

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittelylle on lainmukainen peruste, rekisteröidyille annetaan tarvittavat tietosuojainformaatiot ja VarikkoPro Oy:lle annetut ohjeet ovat GDPR:n mukaisia.

6. Käsittelijän velvollisuudet

VarikkoPro Oy sitoutuu käsittelemään henkilötietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, varmistamaan henkilötietojen luottamuksellisuuden, huolehtimaan siitä että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon, toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet, avustamaan rekisterinpitäjää rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa sekä ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivytystä.

7. Alihankkijat (aliprosessorit)

VarikkoPro Oy saa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä (esim. hosting-, sähköposti-, kartta- ja push-palvelut), edellyttäen että alihankkijaan sovelletaan vastaavia tietosuojavelvoitteita ja alihankkija tarjoaa riittävät tietoturvatoimet. Ajantasainen aliprosessorilista pidetään saatavilla pyynnöstä.

8. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, VarikkoPro Oy varmistaa, että siirrot toteutetaan GDPR:n edellyttämillä suojatoimilla.

9. Tietoturva

VarikkoPro Oy toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, mukaan lukien salattu tietoliikenne (SSL/TLS), käyttöoikeuksien rajoittaminen, varmuuskopiointi sekä lokitus ja valvonta.

10. Tietojen poistaminen ja palauttaminen

Palvelusopimuksen päättyessä VarikkoPro Oy poistaa tai anonymisoi henkilötiedot kohtuullisessa ajassa, ellei säilytys ole tarpeen lakisääteisten velvoitteiden vuoksi. Rekisterinpitäjän pyynnöstä tiedot voidaan palauttaa ennen poistamista.

11. Auditointi

Rekisterinpitäjällä on oikeus pyynnöstä saada selvitys tämän sopimuksen mukaisten velvoitteiden noudattamisesta.

12. Vastuu

Kumpikin osapuoli vastaa omista GDPR:n mukaisista velvoitteistaan. VarikkoPro Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä tämän sopimuksen ja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

Sovellettava laki ja riidat

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Riidat ratkaistaan ensisijaisesti neuvotteluin, ja viime kädessä toimivaltaisessa suomalaisessa tuomioistuimessa.